Реестр исполнительной документации: образец заполнения и шаблон Excel

Зачем нужен реестр исполнительной документации

Реестр исполнительной документации — рабочая опись, по которой находят документы, проверяют их комплектность и прослеживают связи между работами, актами, схемами и подтверждающими материалами. Хорошая строка отвечает на вопросы: что оформлено, на какой участок, под каким номером, где лежат приложения и что осталось проверить. Сам реестр не заменяет документы, перечисленные в нём.

Например, запись «исполнительная схема — 1 лист» мало помогает проверяющему. Запись «ИС-ФП1-01 от 10.08.2026, плита ФП-1, оси 1–2/А–Б, редакция 1, приложение к АОК-01» позволяет найти конкретный лист и сопоставить его с актом. Номер позиции в описи и собственный номер документа при этом остаются разными реквизитами.

На объекте эти функции иногда объединяют в одной системе или таблице. Тогда нужно прямо определить, какие поля отвечают за учёт, какие — за проверку, а какие — за передачу. Один зелёный статус без расшифровки создаёт больше неопределённости, чем короткий список конкретных замечаний.

Есть ли единая утверждённая форма реестра

Приведённая ниже таблица — авторский рабочий шаблон ПРОФЕКС, а не обязательная унифицированная форма. Приказ Минстроя № 344/пр устанавливает состав и порядок ведения ИД для строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства; универсальную таблицу общего реестра из девяти граф он не утверждает. Реестры приложений, упоминаемые в рекомендуемых образцах актов, нельзя автоматически отождествлять с общей описью всего комплекта.

По пункту 2 Порядка из приложения № 2 к приказу перечень ИД определяет и утверждает застройщик, технический заказчик либо другое указанное в норме лицо; лицо, осуществляющее строительство, формирует и ведёт документацию по этому перечню. Для статьи проверена редакция от 23.06.2025 с изменениями, действующими с 01.03.2026. Полный текст опубликован на официальном сайте Москвы.

При подготовке собственного реестра разделяйте четыре основания. Нормативные требования определяют обязательные действия в пределах своей применимости. Проектная и рабочая документация привязывают их к решениям объекта. Договор устанавливает согласованные условия взаимодействия. Регламент заказчика может задавать структуру папок, наименования файлов и маршрут проверки. Требование регламента не следует выдавать за пункт федерального приказа.

Начинать удобнее с состава исполнительной документации, а затем переносить в рабочую опись конкретные позиции. Не добавляйте акт или протокол только потому, что он есть в чужом образце: сначала установите, к каким фактически выполненным работам он относится и на каком основании требуется.

Какие графы включить и как их заполнять

В файле девять граф. Их можно дополнять по правилам объекта, но лучше сохранить раздельные номер документа, дату и участок. Это помогает фильтровать записи без ручного разбора длинного текста.

1. №. Порядковая позиция реестра. Не подменяет регистрационный номер акта. После согласованной передачи сохраняйте связь со старой нумерацией, если выпускается новая опись.
2. Документ. Вид и предмет: не просто «акт», а «акт скрытых работ: армирование плиты». Формулировку сопоставляют с содержанием документа.
3. Номер. Точное обозначение с буквами, дефисами и индексами. Не превращайте идентификатор в число: ведущие нули и часть обозначения могут потеряться.
4. Дата. Дата самого документа, а не дата внесения строки в Excel. Если нужен учёт поступления, добавьте отдельную графу. В шаблоне даты хранятся как даты, поэтому их можно сортировать.
5. Участок / оси. Корпус, блок, конструкция, этаж, захватка или иная достаточная привязка. Используйте один согласованный словарь обозначений.
6. Листов. Число листов именно этой позиции. В примере приложения учтены отдельными строками и повторно в листность акта не включены.
7. Приложения / связи. Ссылки на позиции описи, номера приложений, рабочие чертежи и партии. Отмечайте, что является приложением, а что только связанным документом.
8. Комплектность. Короткое состояние проверки документов: например, «на проверке», «нужны приложения», «требуется подпись». Для учебных строк выбран специальный статус, не означающий реальную приёмку.
9. Примечание. Конкретное замечание, редакция, причина замены или другое пояснение. Вместо «неверно» напишите, какой реквизит нужно уточнить и с чем сравнить.

Если учёт ведётся для нескольких разделов, полезны отдельные поля «раздел», «комплект», «версия» и «место хранения». При обмене файлами добавляют относительный путь или принятую в системе ссылку. Пароли и временные ссылки на личные облачные папки в общую опись не включают: получатель должен иметь согласованный доступ к актуальному документу.

Перед заполнением договоритесь об одной единице подсчёта. Страница PDF, лист бумаги и файл — не одно и то же. В учебном примере графа называется «Листов»; количество электронных файлов при необходимости учитывают отдельно. Если листность приложения уже включена в общую листность акта, это нужно явно указать и изменить правило подсчёта для всего реестра.

Заполненный пример: монолитная фундаментная плита

Учебный объект «Блок А»; плита ФП-1, оси 1–2/А–Б. Состояние описи на 08.09.2026. Все номера, даты, партии и сведения вымышлены исключительно для обучения. Это фрагмент комплекта для объяснения связей, а не полный перечень ИД реального здания. Предполагается, что освидетельствование ответственной конструкции предусмотрено перечнем учебного объекта.

Логика дат последовательна: разбивочная основа и оси — до работ, основание и армирование — до бетонирования, схема — после получения условных фактических данных, протокол и акт конструкции — на следующем этапе. Такая последовательность в примере не устанавливает универсальные сроки испытаний или освидетельствования.

В строке 9 схема из позиции 7 и протокол из позиции 8 перечислены как приложения. Акты скрытых работ и документ о качестве бетонной смеси связаны с той же конструкцией, но характер их включения в комплект указан отдельно. Приложение не должно исчезать из описи только потому, что его номер уже назван в акте.

Фрагмент выше помогает прочитать три связанные позиции. Полная таблица доступна текстом на странице и в скачиваемых файлах. На телефоне таблицу можно прокручивать внутри блока; схема открывается отдельно в полном размере.

Как связать реестр, акт, схему и документы о качестве

Связь строят через устойчивые реквизиты: объект, участок, вид работ, номер документа, дату и редакцию. Совпадение фамилии исполнителя или названия папки для этого недостаточно. В нашем примере точка сборки — плита ФП-1 в одних и тех же осях.

1. Позиция 9 указывает на АОК-01 от 07.09.2026 и конкретную конструкцию.
2. Приложение ИС-ФП1-01 от 10.08.2026 показывает условное фактическое положение этой плиты и ссылается на УЧ-КЖ-01, лист 3.
3. Документ КБ-01 относится к условной партии УЧ-Б1; протокол ЛБ-01 связывается с той же партией.
4. АОСР-01 и АОСР-02 отражают предшествующие этапы. Их участок согласован с актом конструкции.

Если схема относится к осям 2–3, а акт — к осям 1–2, одинаковое слово «плита» не устраняет расхождение. Нужно найти основание и уточнить документы у ответственных участников. Нельзя просто поменять оси в реестре так, чтобы они визуально совпали: опись должна отражать действительные реквизиты источника.

Для отдельных этапов пригодится разбор акта освидетельствования скрытых работ. Строка описи помогает его найти, но не заменяет содержание акта, приложения и надлежащее подписание.

Порядок составления и проверки комплектности

1. Разделите работы по участкам и этапам. Сопоставьте их с утверждённым перечнем объекта. Отдельно отметьте позиции, которые ещё должны появиться.
2. Соберите исходные документы. Получайте сведения от исполнителей, геодезической службы, лаборатории и других участников в пределах их задач. Не восстанавливайте измерения или результаты испытаний по памяти.
3. Занесите реквизиты. Переносите номер и дату из документа, а участок — по согласованному обозначению. Сразу связывайте приложения и партии материалов.
4. Проверьте содержание. Откройте каждый документ, сопоставьте участок, редакцию чертежа, приложения, листность и необходимые подписи. Проверка только названия файла недостаточна.
5. Зафиксируйте пробелы. Укажите, что отсутствует или расходится, кому передано замечание и какой документ требуется повторно проверить. Эти организационные поля можно добавить в рабочую копию.
6. Соберите передаваемую версию. Зафиксируйте состав, редакцию описи и дату передачи по принятому порядку. Сохраните возможность установить, что именно было передано.

Разумно разделить текущую рабочую таблицу и зафиксированную переданную версию. В первой продолжается подготовка; вторая служит точкой сравнения при повторной выдаче. Исправление рабочей строки не должно незаметно менять состав уже переданного комплекта.

Комплектность и техническая приёмка — разные проверки. Файл может существовать и открываться, но содержать ошибочные отметки, неподтверждённую партию или отсутствующую подпись. Статус «комплект собран» описывает организационную готовность по принятому чек-листу; решение о соответствии работ принимают уполномоченные участники на основании применимых требований.

Типичные ошибки и два примера исправления

Ошибка 1. В описи схема ИС-ФП1-01, в приложении ИС-ФП2-01

Сначала проверяют участок и содержание приложенного листа. Если приложили чужую схему, заменяют приложение после проверки. Если неверно внесли реквизиты в опись, исправляют строку по подлинному документу. В обоих случаях повторно сверяют ссылку в АОК-01. Исправить только имя файла недостаточно.

Ошибка 2. У акта указано три листа вместе с приложениями

По правилу нашего шаблона три листа — собственная листность АОК-01, схема и протокол учтены отдельно: один и два листа. Если исходная опись смешала эти способы, сначала пересчитывают комплект и объясняют правило в инструкции, затем исправляют соответствующие строки. Итог не должен дважды включать одни и те же приложения.

Не прячьте замечания удалением строк. Позицию, которая заменена или исключена на обоснованном основании, лучше прослеживать по принятому на объекте порядку изменений. Реестр должен помогать восстановить движение документа, а не только выглядеть заполненным.

Excel, электронная ИД и передача

Excel удобен для рабочей описи: позволяет сортировать даты, фильтровать участки, искать номера и отслеживать замечания. Однако файл XLSX сам по себе не образует юридически оформленный электронный комплект ИД. Требования к форматам, подписанию и хранению электронных документов установлены пунктами 4, 5 и 9 Порядка № 344/пр; их выполняют отдельно.

В период строительства документацию хранит лицо, осуществляющее строительство; передачу регулирует пункт 7, хранение в течение эксплуатации — пункт 8 Порядка. Срок передачи нельзя свести к одному числу для всех ситуаций: учитывают договор и условия применения нормы.

До отправки проверьте, что получатель сможет открыть файлы, а ссылки из описи ведут на согласованные версии. Уберите из передаваемой копии случайные внутренние комментарии, но сохраните предусмотренные сведения о замечаниях. Если договором предусмотрен особый состав сопроводительных материалов, подготовьте его отдельно от Excel.

Скачать шаблон Excel и заполненный образец PDF

Рабочий учебный шаблон. Адаптировать к объекту. В Excel три листа: «Инструкция», «Бланк» и «Учебный пример». В бланке оставлены редактируемые строки, в примере — те же десять позиций, что на странице. В таблицах включены фильтры и закрепление шапки; даты имеют отдельный формат. Макросов, реальных персональных данных и подписей нет.

PDF предназначен для просмотра и печати учебного примера. Он не является подписанным реестром передачи. Исходные акты, документы о качестве и протоколы в комплект не входят: их реквизиты приведены только для объяснения структуры описи. Перед использованием очистите учебные данные, установите состав по своему объекту и согласуйте маршрут проверки.

Обучение работе с исполнительной документацией

Если трудность возникает не в Excel, а в связи актов, схем, подтверждающих материалов и фактически выполненных работ, полезно разбирать комплект целиком. В опубликованной программе ниже есть темы состава ИД, проверки согласованности, комплектования реестра, передачи и исправлений.

Обучение по теме статьи

Для системной работы с составом ИД, реквизитами актов и схем, реестром передачи и исправлением замечаний.

• Образец документаПовышение квалификацииИсполнительная документация в строительствеПовышение квалификации: состав комплекта, акты и схемы, подтверждающие материалы, проверка согласованности, передача и исправления.Удостоверение о повышении квалификацииПосмотреть программу →

Вопросы о реестре

Кто обычно составляет рабочий реестр?

На практике эту задачу распределяют между ПТО, специалистами по ИД и исполнителями в соответствии с организацией работ. Должность человека, который вводит строки, не меняет установленную ответственность за ведение документов и полномочия участников их подписания.

Нужно ли согласовывать форму с заказчиком?

Проверьте договор и действующий на объекте порядок документооборота. Полезно заранее согласовать поля, обозначения, формат передачи и значение статусов, чтобы не переделывать весь комплект в конце. Авторский шаблон не отменяет согласованную форму объекта.

Можно ли вести реестр только в Excel?

Для рабочей описи Excel подходит, если это согласуется с организацией документооборота. Для оформления и передачи электронной ИД необходимо отдельно выполнить требования к самим документам, их подписанию, форматам и хранению.

Как учитывать приложения?

Выберите единое правило. В нашем примере схема и протокол — отдельные позиции с собственной листностью; в строке акта указаны связи. Если применяется другая модель, поясните её и исключите двойной подсчёт.

Как исправить реестр после передачи?

Установите, затронута только опись или также документ. Подготовьте исправление по принятому порядку, обозначьте актуальную версию и сохраните связь с переданной. Не заменяйте подписанный документ незаметной правкой таблицы.

Связанный учебный пример разобран в статье «Исполнительная схема в строительстве: как читать, оформлять и проверять»: те же оси 1–2/А–Б, схема ИС-ФП1-01 и связь с актом АОК-01.

Нормативная основа и границы примера

• Приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр, редакция от 23.06.2025, изменения с 01.03.2026: приложение № 1 — состав, приложение № 2, пункты 2, 4–9 — ведение, электронная форма, передача и хранение.
• СП 48.13330.2019 «Организация строительства»: действующий документ; изменения № 1 и № 2, последнее введено 22.05.2025. Используется как контекст организации строительства в пределах области применения; наша таблица не объявляется его обязательной формой.

Проверено 30.09.2026. Пример объясняет учёт документов; он не устанавливает для конкретного объекта состав обязательных испытаний, допуски, сроки освидетельствования или круг подписантов.