Исполнительная документация в строительстве: состав и порядок ведения

Что регулирует состав комплекта

Для строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства состав и порядок ведения установлены приказом Минстроя России от 16.05.2023 №344/пр. Материал уточнён 4 октября 2026 года по редакции от 23.06.2025 с изменениями приказа №369/пр. Срок действия приказа ограничен 1 сентября 2029 года.

Приказ задаёт общий состав, а конкретный перечень для объекта утверждает уполномоченная сторона заказчика. Поэтому универсальная папка из интернета не определяет комплект для любого здания: учитываются виды работ, проектная и рабочая документация, особенности объекта и условия договора.

Исполнительная документация отвечает на вопрос «что и как выполнено фактически». Проектная документация задаёт решения, а организационно-технологическая документация, например проект производства работ (ППР), описывает организацию и технологию работ. Эти группы документов связаны, но не подменяют друг друга.

Что входит в исполнительную документацию

Практику ведения журналов разбираем отдельно: в статье о журнале входного контроля материалов показаны все десять граф, проверка партии и действия при несоответствии; в статье об общем журнале работ по приказу №1026/пр — титульный лист, шесть разделов, связь ежедневных записей с актами и отличия от форм КС-6 и КС-6а. В обоих материалах есть учебные примеры и редактируемые бланки.

Например, для железобетонной конструкции недостаточно одного акта на армирование. Проверяющему нужны связанные сведения о применённой арматуре, фактическом выполнении работ, чертежах, результатах контроля и последующих операциях. Состав уточняют для конкретной конструкции.

Пошаговый разбор одного из документов приведён в статье об акте освидетельствования скрытых работ.

Кто утверждает перечень, ведёт и подписывает документы

По пункту 2 порядка №344/пр перечень определяют и утверждают застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию здания или сооружения, либо региональный оператор — в зависимости от ситуации. Формирует и ведёт комплект лицо, осуществляющее строительство.

Внутри подрядной организации подготовку актов, реестров и передачу документов часто поручают производственно-техническому отделу (ПТО). Геодезист готовит свои схемы, лаборатория оформляет результаты испытаний, производители работ фиксируют выполнение. Такое распределение нужно закрепить; оно не отменяет ответственности участников строительства.

Пункт 3 порядка предусматривает подписи представителей стороны заказчика по строительному контролю, лица, осуществляющего строительство, его строительного контроля и непосредственного исполнителя. Представитель проектировщика участвует в предусмотренном законом случае его привлечения. Для акта участков сетей предусмотрено участие эксплуатирующей организации при установленных условиях. Состав подписей выбирают по виду документа, а полномочия подтверждают распорядительными и договорными документами.

Подготовить документ и иметь право подписать его — разные полномочия. Фамилия инженера ПТО в реестре сама по себе не делает его уполномоченным представителем строительного контроля.

Как организовать ведение по этапам

1. До начала работ. Утвердить перечень, назначить ответственных, выбрать формат, согласовать реестр, формы и порядок передачи. Выделить точки, в которых результат нужно предъявить до закрытия.
2. При поступлении материалов. Связать партию с документами о качестве и результатом входного контроля. Не переносить сертификат от другой поставки только из-за совпадения названия. Подробный результат проверки оформляют с привязкой к партии: см. акт входного контроля материалов — бланк и заполненный пример.
3. Во время работ. Вести журналы, фиксировать фактические параметры, получать исполнительные схемы и протоколы. Сверять актуальные версии чертежей.
4. Перед скрытием результата. Уведомить участников в установленном порядке, провести освидетельствование, устранить замечания и оформить акт с необходимыми приложениями.
5. При комплектовании. Проверить сквозную связь: участок → работа → акт → схема → материалы → испытания. Отметить в реестре отсутствующие и возвращённые документы.
6. При передаче. Сопоставить комплект с утверждённым перечнем, оформить передачу по реестру, сохранить сведения о принятых документах и замечаниях.

Для рабочего реестра обычно достаточно колонок: шифр или номер, участок, вид работ, дата, ответственный, приложения, статус, замечание, дата передачи. Это организационный инструмент; он не заменяет документы из утверждённого перечня.

Рабочий реестр: как собрать комплект на один участок

Реестр нужен, чтобы в любой момент видеть, какие работы уже выполнены, чем они подтверждены и что мешает передаче комплекта. Удобнее группировать документы по конструкциям или участкам и видам работ, а не только по фамилиям исполнителей. Тогда смена инженера не разрушает структуру архива.

Практичная последовательность статусов: «нужны исходные данные» → «подготовлен» → «на проверке» → «на подписании» → «подписан» → «передан». Это пример организации работы, а не обязательная классификация из приказа. Важнее, чтобы все участники одинаково понимали каждый статус.

Имена файлов тоже должны помогать поиску: например, «ФП-1_АСР-017_армирование_2026-09-12». Правила обозначения закрепляют для объекта. Файл «акт новый окончательный 2» неудобен: по нему нельзя установить участок, содержание и действующую версию.

Бумажная и электронная форма

Формат выбирает указанная в порядке сторона заказчика. Допускаются бумажные документы или электронные документы без бумажного дублирования при выполнении установленных условий. Количество бумажных экземпляров должно соответствовать числу подписывающих лиц.

Электронный файл должен быть надлежащим образом подписан. Порядок допускает усиленную квалифицированную электронную подпись либо усиленную неквалифицированную подпись, сертификат которой создан и используется в предусмотренной государственной инфраструктуре по постановлению №2152. Обычная картинка подписи в PDF этим требованиям не равнозначна.

Основной предусмотренный формат — XML, машиночитаемые структурированные данные по применимой схеме Минстроя. При отсутствии соответствующей XML-схемы пункт 5 допускает установленные форматы: DOC/DOCX/ODT для текстов без формул, PDF для текстовых и графических документов; после изменений 2025 года, вступивших в силу 1 марта 2026 года, также IFC или иной открытый формат для цифровых информационных моделей и LandXML либо иной открытый формат для инженерной цифровой модели местности.

Цифровая система должна сохранять документы, подписи и метаданные, обеспечивать резервное копирование и восстановление, фиксировать доступ и операции с информацией. Обычная общая папка со сканами сама по себе не подтверждает выполнение этих условий.

Передача и хранение

Пока идут работы, документацию хранит лицо, осуществляющее строительство. Сроки передачи закрепляют в договоре с учётом пункта 7 порядка. Для объекта, подлежащего государственному строительному надзору, если договором не предусмотрен срок передачи, комплект передают застройщику или техническому заказчику на постоянное хранение в течение пяти рабочих дней после получения заключения о соответствии.

Для бумажной документации порядок также предусматривает передачу по мере подписания и приёмки работ либо в иной договорный срок с установленным ограничением для объектов под государственным строительным надзором. Поэтому правило «пять дней после заключения о соответствии (ЗОС)» нельзя без оговорок переносить на любую ситуацию.

Срок хранения исполнительной документации — весь срок эксплуатации объекта. При передаче электронного комплекта проверяют не только открытие файлов, но и сохранность подписей, метаданных и возможность воспроизвести историю.

Что проверить при передаче комплекта

1. Сверить фактические документы с утверждённым перечнем и реестром. Отсутствие позиции отметить явно, а не скрывать изменением нумерации.
2. Проверить подписи, приложения, читаемость, номера листов и соответствие документов одному объекту.
3. Зафиксировать, что именно получатель принял: позиции реестра, версии электронных файлов, замечания и порядок их устранения.
4. Оставить подтверждение передачи и организовать хранение в установленном порядке. В электронном комплекте сохранить подписанные оригиналы, а не только изображения страниц.

Передача папки курьером подтверждает доставку носителя, но сама по себе не устраняет вопросы к составу документов. Поэтому организационно важно различать доставку, проверку комплектности и принятие конкретных документов.

Частые ошибки и проверка перед передачей

• В акте один участок, а схема относится к соседней секции. Проверяйте оси, отметки, этаж и границы работ.
• Указана устаревшая редакция чертежа. Сверяйте шифр, лист и согласованные изменения.
• Даты противоречат журналу либо результат закрыт до освидетельствования. Восстанавливать проверяемость придётся по обоснованной процедуре, а не заменой даты.
• Документы на материалы не связаны с фактической партией. Проверяйте маркировку и поставку.
• В реестре акт отмечен как готовый, но нет подписи или приложения. Разделяйте статусы «подготовлен», «на согласовании», «подписан» и «передан».
• В электронном архиве сохранён только распечатанный образ без подписей и метаданных. Проверяйте комплектность электронного оригинала.

Организацию проверок и роли сторон разбираем также в материале о СП 543.1325800.2024.

Какое обучение подходит для этой работы

Если нужно системно разобраться в комплекте, актах, схемах и проверке документов, начните со страницы курса по исполнительной документации. Если задача связана с электронным согласованием и архивом, сравните его с программой по цифровой исполнительной документации. Для организации работы отдела полезно отдельно изучить программу ПТО.